JIRA Service Deskの承認機能：JIRAServiceDesk 3.2 リリースの目玉機能の１つ！

Author

犬杜inumori

こんにちは！リックソフトの犬杜です。

2016年8月23日に JIRA Service Desk3.2.0 がリリースされて、早二ヵ月が過ぎました。
この間、2回のリリースがあり、情報としては若干鮮度が落ちる感じは否めませんが、ソフトウェアはこなれてきた頃が一番美味しくいただける。
ということで、JIRAServiceDesk 3.2 の目玉の１つ「承認機能」についてご紹介します。

従来のJIRA Service Deskでは、リクエスト元のユーザーは専用のポータル画面（以下、カスタマーポータル）から、「リクエストの作成」、「リクエストの参照」、「コメント」の３つのアクションしか実行できませんでした。

JIRA Service Deskを問い合わせのやりとりだけに利用している場合、この３つのアクションで不足は無いと思います。

では、JIRA Service Deskを使って、「申請」手続を行う場合はどうでしょうか？
申請手続きには、承認処理が付き物ですが、従来のJIRA Service Deskでは、カスタマーポータルから承認処理を実行することができません。
もちろん、「エージェント」ライセンスが割り当てられたユーザーは、JIRAのプロジェクト内で課題の承認などのステータス変更処理を実行できるのですが、承認者は一般的に申請者の上長や申請先の上長となるケースが多く、承認処理を行うためだけにエージェントライセンスを消費するのは勿体ないな、と思ってしまいます。

社内の様々な申請処理をJIRA Service Deskで実施できれば、申請の証跡が残せ、申請状況の見える化が図れるのでとても便利そうですが、エージェントライセンスを余分に購入する予算も無いし・・・この悩みを解決してくれるのが、新しく追加された「承認機能」です。

この機能が追加されたことにより、カスタマーポータルからリクエストの承認が実行できるようになりました。

承認機能の追加はとても簡単です。

ワークフローのステータスに対して、Add Approval（承認処理の追加）を設定するだけでカスタマーポータルに承認プロセスを組み込むことができます。

＊「Add Approval」の設定画面は、JIRA Service Deskのプロジェクトに設定されたワークフロースキームに紐付くワークフローに表示されます。
既存ワークフローのコピーや新規のワークフローに承認プロセスを追加する場合、該当ワークフローをJIRA Service Deskプロジェクトのワークフロースキームに追加しておく必要があります。

下記の例では、課題作成後の「AWAITING APPROVAL」ステータスに対して承認処理を追加しています。
このように、任意のステータスに対して承認処理を追加することができます。

承認内容には、下記の設定をしました。

項目	説明
Get　approvers from	承認者設定用のフィールドを指定します。ユーザピッカーベースの任意のカスタムフィールドが指定できます。
Consider approved after	トランジション実行に必要となる承認者の数を指定します。
Transition when approved	承認者がカスタマーポータルのApprovedボタンを押下した際に実行するトランジションを指定します。
Transition when declined	承認者がカスタマーポータルのDeclinedボタンを押下した際に実行するトランジションを指定します。

設定はこれだけで完了です。

次に、リクエスト～承認の流れを見ていきたいと思います。

１．リクエスト作成

申請者はリクエストを作成する際、承認者を指定します。

＊承認者フィールドは、ユーザピッカーベースのカスタムフィールドです。
ユーザピッカーは、入力したユーザ名やメールアドレスの先頭が一致するユーザーを候補者としてプルダウンで表示する機能がありますが、JIRA Service Deskプロジェクトの初期設定では、この機能が使えないように制限がかけられています。
この制限は、プロジェクト設定の「リクエストのセキュリティ」で「名前かメールアドレスで顧客に閲覧を許可」を指定することにより解除できます。