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松崎 郁子Ikuko Matsuzaki
こんにちは。リックソフト営業の松崎です。
ここ数年、「働き方改革」「ワークスタイルの変革」という言葉をよく耳にするようになりましたね。
今、さまざまな環境や思考を持った人が増えてきました。
- 子育てしながら働く人
- 両親の介護をしながら働く人
- 2つの仕事を掛け持ちするダブルワーカー
企業としては、そういった状況の中でも優秀な人材を確保するためにも、そのさまざまな働き方に対応できる環境作りが必要となっています。
また、企業としてもグローバル化が進み複数拠点で仕事をすることは当たり前になり、国内外への出張を多いかと思います。
そのようなさまざまな環境や働き方をするためには、その中でも重要になるなることが以下の２つです。
- 遠隔でもコミュニケーションが取れること
- より業務効率が求めされる
これを実現するためには企業の仕組み作りも必要ですが、それにプラスして、それを支える基盤が必要になります。
その有用な基盤の一つがConfluenceです。
少し前置きが長くなりましたが、ここではConfluenceを利用して、働き方としながらも円滑に、効率的に業務をするヒントをご提供できたらと思います。
遠隔での円滑なコミュニケーション
重要なポイントのまず1つめ「遠隔でも円滑にコミュニケーションを取れること」
そもそも、遠隔で仕事をすると何が大変なのか？
遠隔で働くということは、当たり前ですが仕事をする時間や場所が違います。
そうすると、今までのように頻繁に会議をするのも難しくなります。
やりとりはすべてメールで、そこの情報をほかの人と共有するのがとても面倒です。
また、離れていると、複数名で１つの資料を作るのが大変になったり、
チームの他のメンバーが何をしているのか見えにくくなり、管理もコミュニケーションも大変になります。
【働く時間、場所がバラバラなので、会議をしにくい】
少し詳細に見ていきます。まず働く時間、場所がバラバラで会議をしにくいとうこと。
離れていると今までのように、同じ画面を見ながら、顔を突き合わせて会議をする場を作るのはとても難しくなります。
また、特にグローバル企業では、会議をしようとしても、時差があって、
例えば、日本に合わせて会議を設定しても、違う国では深夜だったりと、同じ時間に会議をするのが困難です。
そんな場合にConfluenceを使うと、Confluenceには、コメントしあう機能があって、Confluence上で議論することができます。
そのため、今までちょっとした議論のためもミーティングの時間を取っていたことでも、Confluence上コミュニケーションで解決できるようになります。
Confluenceで働き方を変える
【ページへのコメント】
Confluenceには、ページにコメントする機能があります。
ページの一番下にコメントを記入するBoxがあります。
そこではメンション（Confluence上に登録されたユーザーを選んで、その人に通知させる機能）が使えますので、伝えたい人へ確実に伝えることができます。
その通知は、メールだけでなく、Confluenceの右上の通知トレイにも届きます。
【インラインコメント】
また、ページへのコメントだけではなく、Confluenceに書いた文章に対して、ピンポイントでコメントすることもできます。
文章をなぞって、右クリックするとコメントアイコンが表示されます。そこにコメントすることで、指摘/コメント箇所が明確になりよりコミュニケーションが取りやすくなりますね。
今まで、何か議論したい場合、その都度会議を開いていたという方は、このコメントの機能で簡単な議論はすみますね。
また「Aさんは今海外だから深夜かな」など、相手の時間も気にすることがないので、自分のペースで仕事を進めることができます。
すべての会議を無くすことは無理ですが、当社ではこの機能で簡単な内容はConfluenceで済ませ、それでも会議が必要な場合のみ実際に会議を開くというやり方を取っており時間短縮にもなっています。
ご不明な点がございましたら、お気軽に弊社にお問合せください。
また３０日の無料評価ライセンスがありますので、ぜひお試しください。