Author
山本 敏裕Toshihiro Yamamoto
こんにちは。リックソフトの山本です。
Jira初心者の新米プロジェクトリーダーの「りっくま」くんが、今度はConfluenceを使用してプロジェクトでの情報共有を円滑に進め、効率よく仕事をし、Confluenceの機能や使い方を習得するために、リックソフトヘルプデスクへ悩みを相談しながら成長していく物語です。
今回は、りっくまくんからヘルプデスクにこんなお便りが届きました。
こんにちは。僕はりっくまです。
僕をクリックするとConfluenceのFAQサイトへ移動できるクマから！！
春を迎えて、僕の部署には新入社員が入社してきたクマね。入社おめでとうございます。これからよろしくお願いしますクマ～！？
それでConfluenceの使い方を教えなければいけなくなったクマよ。困ったことに、いざ教えようとしてもなかなかうまく説明ができないクマね、クマったクマった。。
というわけでヘルプデスクにページの作成方法を説明してほしいクマね。
今回もよろしくお願いしますですクマ。。
りっくまさん、今回もお問い合わせいただきありがとうございます。
リックソフトにも今年も新卒の方々が入社されました。私もその方々に説明する気持ちでりっくまさんに回答したいと思います。
でも、いつものごとくクマ語が多いので質問内容を整理すると、
- Confluenceの使い方を教えたい。
- ページ(コンテンツ)の作成方法を説明したい。
それではConfluenceでのコンテンツ作成方法について紹介させていただきます。
1.Confluenceのコンテンツについて
Confluenceはチームやプロジェクトなどの組織で情報共有できるコラボレーションツールです。Confluence内にコンテンツを作成し、他の方と共有し、議論することができます。Confluenceには作成できるコンテンツには以下の2種類があります。
- ページ
- ブログ
一般的にコンテンツ作成にはページを使用します。ページはナレッジベースや仕様書などのようなコンテンツを体系立てて管理し長期的に利用するのに適しています。ブログは日報やブログ投稿のように日々発生するような情報の配信に適しています。今回はこの「ページ」の作成方法について紹介させていただきます。
ページには下記に示す2つの特徴があります。
- 階層化することができます。
- テンプレート化することができます。
ページは好きなように階層化することができます。下図の赤枠で囲っている部分をみるとページがツリー構造をしており、階層化できていることが確認できます。実はこの画像はリックソフトのFAQサイトなんです。
リックソフトのFAQサイトはConfluenceのページで作成しています。Confluenceを使用することで従業員は誰でもFAQを作成することができます。リックソフトの従業員全員でナレッジをためて運営しています。
このように複数の人が、それぞれのナレッジをConfluence内に作成することで知識財産となります。誰でも閲覧することができるので必要な情報を欲しい時に得ることができるようになります。Confluenceはオープンなコラボレーションツールとして作業の生産性をあげることができます。
2.ページの作成方法
Confluenceでページを作成するのはとても簡単で、トップバーにある「作成」ボタンをクリックするだけです作成することができます。作成される場所は、現在作業しているページの子ページとして作成されます。下図の例では「マクロ」ページの子ページとして作成されます。
また、下図のように「作成」ボタンでは空白のページを作成します。テンプレートからページを作成する場合は、下図の「・・・」ボタンをクリックします。
ここからはテンプレートからページを作成する方法を紹介します。テンプレートを使用すると報告書などフォーマットを統一したいものを作成する場合に標準化することができます。テンプレートを使用してページを作成するには作成ボタン横(上記②)の「・・・」ボタンをクリックします。するとテンプレートのウィンドウが表示されます。
まずは①のスペースを選択します。デフォルトでは現在いるスペースが選択されます。②には使用できるテンプレートの一覧が表示されます。使用したいテンプレートを選択後、③の「作成」ボタンをクリックします。ここでは「ミーティング議事録」を選択してみます。下図のように、あらかじめ入力項目があることが確認できます。リックソフトではあらかじめミーティングのアジェンダを作成し、議題などを共有した状態で会議や打ち合わせに望んでいます。これにより会議時間の短縮を実現しています。
Confluenceでは標準でいくつかのテンプレートが用意されております。テンプレートはカスタイズや新規で作成することもできます。テンプレートの作成方法については下記ブログで紹介しておりますのでご参考ください。
りっくまさん、このような回答でいかがでしょうか。ぜひConfluenceでページを作成して新入社員の方共有してあげてください。ページの作成方法だけではなく、どのような用途で使えるか、どのような効果があるかを一緒に教えてあげると良いかもしれません。リックソフトでは、はじめてConfluenceに触れる方や経験の浅い方を対象としたトレーニングも行っております。
また、テキストもAmazonで販売しております。こちらもチェックしてみてください。
また何かお困りのことがございましたらお問い合わせください。