Author
松崎 郁子Ikuko Matsuzaki
こんにちは。リックソフト営業の松崎です。
さて、前回は「メールが多すぎて、情報を見落としてしまう」とい課題についてのConfluenceの解決策」について書きましが、今回は、「文書の書式、粒度がバラバラ」という課題です。
文書の書式、粒度がバラバラ
文書を作成する中で、よく手戻りが発生する理由の一つが、「情報の粒度」です。
人によって、情報の粒度がバラバラで、必要な情報が入っていないこともあり、その確認のため
担当者に書き直してもらったり、ヒアリングしたり。。。なかなか時間がかかるものです。
Confluenceでは、そういったコミュニケーションコストを抑えるためにも、さまざまさテンプレートが用意されています。
ページを作成する場合は、Confluenceのメニューバーの「作成」ボタンを押して作成しますが、その隣の「・・・」というボタンを押すと、テンプレートが出てきます。
よく使うテンプレートは以下です。
ミーティング議事録
How to 記事 ：何かの手順を記載するページテンプレート
振り返り：プロジェクト終了時の振り返りようのテンプレート
また、テンプレートは自社の業務に合わせて独自に作成することもできます。
ページテンプレートの作成は、スペースの管理者権限が必要となります！
例えば、「製品要件には必ず背景を記載してください」や「稟議書には期限を明記してください」など、必ず記入してほしい項目を事前に設定しておけます。
そうすることによって、入力漏れからくる手戻りが減り、時間の節約になります。
当社では、もともとあるミーティング議事録を自社用に作り替えて、商談の中で、聞いておきたいPOINTを事前に明記しておき、個人によるブレや聞き漏れがないように工夫しています。
まっさらなページだと、何から書いたらいいのかわからず迷うという声も聞きます。
「何から書いたらわからない」→「書きたくないな」→「情報がたまらない」→「情報がないのでConfluenceを見に行かない」
こういった悪循環にならないようにも、社内でよく使い文書テンプレートにして、社内の利用促進にも役立ててみてはいかがでしょうか。
最後に
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