Alfresco 便利な機能のご紹介：フォルダへのルール付け

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青地芳彦Yoshihiko Aochi

青地芳彦

こんにちは。リックソフトの青地です。今回は小ネタで、Alfrescoが持つ機能を簡単にご紹介したいと思います。初回は、フォルダへのルール付け（以下フォルダルール）を題材にします。フォルダルールの機能を利用すると、カスタマイズを行うことなく、フォルダに入ってきたファイルへの自動処理を設定することができます。今回は簡単なフォルダールールの設定方法を２例、ご紹介いたします。

例１：書類をPDFに変換する

フォルダに入ってきた文書をPDFに変換することに、フォルダルールを利用することができます。

まずはルールを設定したいフォルダの右側のメニューから、「ルールの管理」を選択します。
「ルールを作成する」をクリックして、ルールの詳細を設定します
ルールの名前とその説明を適当に設定します。その後、いよいよルールを定義します。ここでルール適用のトリガーとなる実行条件として、以下の３つが選択できます。
- アイテムがこのフォルダに作成または入力された時
- アイテムが更新された時
- アイテムがこのフォルダから削除または送りだされた時
  （アイテムとはファイルのことを指します）ここでは、「アイテムがこのフォルダに作成または入力された時」を選択しておきます。
次に、具体的な実行条件を選択します。ルールの具体的な実行条件をファイルサイズや作成日時、作成者、MIMEタイプなど、ルールの実行のトリガーとなる対象ファイルを絞りこむことができます。ここでは複数の具体的な実行条件を設定し、項目どうしのANDまたはOR、またはNOT（条件を満たさない場合）も適用することができます。ここでは「MIMEタイプ」を選択し、「Microsoft Word 2007」のファイルをPDFに変換するルールを作成してみます。
上記の条件を満たした場合に、実行するアクションを設定します。メニューの中には、コピーや移動、メールの送信、アスペクトの追加、削除など、様々なアクションがプリセットされていますが、ここでは、「コンテンツを変換およびコピー」するを選択し、MIMEタイプに「Adobe PDF Document」、実行先（変換したファイルを格納する場所）は適当なフォルダを指定します。
最後に「作成」をクリックすると、フォルダに設定されているルール一覧（左側の列）と、左側の一覧から選択したルールの設定（右側の列）を見ることができます。
動作を確認するには、ルールを設定したフォルダにWord (docx)ファイルをドラッグ＆ドロップで入れてみます。成功するとPDFが作成されるはずです。
Office文書からPDFへの変換には、Alfrescoに内包しているLibreOfficeを使って行われます。このためPDFの変換精度や、変換スピードはLibreOfficeのパフォーマンスに依存します。精度の高いPDF変換や、高速変換処理が必要な場合には、オプションのDocument Transformation Engineを使用することができます。

例２：Java Scriptのルールを実行する

次にJava Scriptでルールを書く例をご紹介します。ここでは、ファイル名の一部に「請求書」、「見積書」、「仕様書」という文字列が含まれていたら、それぞれ該当するフォルダに分類するという単純なものです。この例はわざわざJava Scriptで書かなくても、複数のルールを設定すれば、設定だけでもできるだろうと言われれば、はいその通りですが、そこはご愛嬌ということで。。。

まずはルールを設定したいフォルダの右側のメニューから、「ルールの管理」を選択します。
http://docs.alfresco.com/5.2/concepts/API-JS-intro.html

function main(){
var fileName = document.properties["cm:name"];
if(fileName.indexOf('請求書') != -1){
var dest = document.parent.childByNamePath("請求書");
document.move(dest);
} else if (fileName.indexOf('見積書')!= -1){
var dest = document.parent.childByNamePath("見積書");
document.move(dest);
} else if (fileName.indexOf('仕様書')!= -1){
var dest = document.parent.childByNamePath("仕様書");
document.move(dest);
}
}
main();
作成したルールを上部の「リポジトリ」のメニューから、Data Dictionary > Scripts に格納します。
上記の例１に倣って、フォルダールールを作成します。このとき、具体的な実行条件に「すべてのアイテム」、実行するアクションで「スクリプトを実行する」を選択し、作成したJava Scriptを指定します。最後に「作成」をクリックします。

このようにフォルダールールを使うと、ファイルの変換や、ファイルの自動分類、配信などを簡単に行うことができるので、文書管理基盤としてAlfrescoを使いながら、業務プロセスの効率化にも役立てることができます。

最後に、リックソフトのAlfrescoサイトが新しくなりました！

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こちらからも新しい情報を発信していく予定ですのでご注目ください。